A comunicação presencial, sem sombra de dúvidas, tem a preferência da maior parte dos negociadores, o que é bastante lógico e justificável, já que o contato presencial é crucial para o início dos relacionamentos, tanto pelo fato de facilitar o processo da conexão, afinidade e empatia, bem como pelo fato de que frente a frente as pessoas tendem a ser mais cooperativas.
As negociações frente a frente (presenciais) são especialmente importantes quando os negociadores se encontram pela primeira vez, quando serão discutidos temas complexos, quando já há um clima tenso entre as partes por algum motivo anterior, entre outras, pois como dito, a negociação presencial permite as pessoas desenvolver Rapport (técnica usada para criar conexão e empatia entre as partes), fator determinante da construção de confiança, segurança e afinidade entre as partes.
Mas por que as negociações presenciais tendem a ser mais tranquilas e eficientes?
Em primeiro lugar, pelo fato da comunicação ser naturalmente mais fácil frente a frente.
Em segundo lugar, apesar de não terem consciência disso, na maioria das vezes as pessoas se baseiam primeiramente em sinais não-verbais para conduzir suas interações sociais.
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SEUS EFEITOS NA NEGOCIAÇÃO
Apesar de tudo que foi dito, nem sempre podemos nos dar o luxo de conduzirmos as negociações frente a frente, presencialmente.
Neste contexto, o que devemos fazer para termos sucesso nas negociações mediadas por tecnologia?
1. PRIMEIRA REUNIÃO
Faça ao menos a primeira reunião do processo de negociação presencialmente, frente a frente. Claro, se possível.
A primeira impressão e a conexão são grandes potencializadoras de resultados em uma negociação, e estas técnicas funcionam melhor no “cara a cara”.
2. A FAMILIARIZAÇÃO COM A TECNOLOGIA
As primeiras reuniões (virtuais) de um processo de negociação via tecnologia da informação são as mais delicadas, já que as partes muitas das vezes não estão familiarizadas e tão sintonizadas para alcançarem bons resultados nesta fase inicial.
A dica aqui é que conforme vão ganhando experiência, os negociadores conseguem chegar a níveis de comunicação interação quase tão bons como nos processos presenciais, saiba entender essa dinâmica e o seu “timing”.
Portanto, muita atenção em relação às primeiras reuniões.
3. CHAMADA TELEFÔNICA INICIAL
Em negociações via videoconferências uma técnica simples tem se mostrado bastante eficaz, trazendo grandes resultados.
Esta técnica consiste em antes da primeira reunião virtual acontecer, pedir para que as partes que se conheçam e se apresentem através de uma chamada telefônica, para simplesmente “bater aquele famoso papo furado”, ou seja, “jogar conversa fora” e só após este contato, agendarem a primeira videoconferência.
4. CÂMERAS ABERTAS
Outra dica valiosa e não menos simples, é que todas as câmeras na videoconferência estejam abertas durante a reunião.
Lembre-se que o Rapport (a técnica usada para gerar conexão) acontece de forma mais fácil quando as partes estão se vendo, olho a olho, ainda que virtualmente.
A maior ameaça a uma negociação eficaz no formato virtual é sem sombra de dúvidas a perda do Rapport, portanto, não negligencie neste ponto.
INFLUENCIE SEMPRE AQUELES POR TRÁS DA MESA
Influência é a habilidade onde um indivíduo é capaz de convencer outro ou mesmo um grupo de pessoas a fazer alguma coisa ou mesmo a ter um pensamento que, anteriormente, não fazia parte da realidade deles.
Nem sempre é muito fácil entender como a influência acontece, mas a realidade é que estamos cercados por coisas que estão sempre modificando o comportamento humano. Para isso, as empresas de consumo, como marcas de refrigerantes, começaram a adotar práticas mais sutis.
Essa mudança vem acontecendo principalmente após o surgimento da internet, da popularização das redes sociais e das novas estratégias de marketing. Se antes os comerciais de TV diziam algo como “compre agora o melhor perfume da sua vida”, hoje é comum ver frases do tipo “o perfume dos vencedores, feito para você”.
Veja que a proposta foi sair de uma postura agressiva para uma mais “compreensiva”, o que toca mais efetivamente as pessoas.
Logo, a ideia é que você seja convencido não porque alguém disse alguma coisa, mas porque você tomou aquela decisão a partir do que foi apresentado.
Em síntese, a influência está ligada à ideia de convencer alguém, mas é preciso ir além dessa perspectiva para entender não apenas as raízes de todo o conceito, mas também a sua importância e principalmente, quem deve ser influenciado em uma negociação.
O PONTO CENTRAL AQUI É COMPREENDER QUE HÁ NA MAIORIA DAS VEZES UMA EQUIPE OU ALGUÉM DO OUTRO LADO DA MESA, OU SEJA, OUTRAS PESSOAS QUE NÃO ESTÃO SENTADAS NA MESA, MAS COM O PODER DE DECISÃO.
Por isso, fique sempre atento aos possíveis sinais neste sentido, pois se você não conseguir influenciar aqueles que estão do outro lado da mesa, certamente ficará bastante vulnerável. Poucos daqueles que fecham acordos de negócios, com real poder de decisão, agem sozinhos.
Mapeie todos os envolvidos. Se você realmente quer chegar a um sim e implementar seu acordo, precisa descobrir como influenciar esses indivíduos que estão por trás da mesa.
Há um conceito mais amplo aqui em qualquer negociação: é preciso analisar o contexto completo. Tente enxergar e compreender o processo num todo, analisando cada agente e detalhes envolvidos.
Pratique a escuta ativa, ouça com atenção a outra parte, buscando sinais específicos que demonstram existir outras pessoas por trás da mesa e use e abuse das perguntas abertas, direcionadas para este objetivo.
Descubra na mesa de negociação, com seus interlocutores, quem são os outros jogadores (não presentes), quais são seus reais interesses e trabalhe na mesa de negociação para influenciar “também” aqueles que estão por trás dela. O bom negociador é um arquiteto de acordos.
A tecnologia da informação não elimina a negociação, apenas muda seu desenho. Quem entende seus limites e potencial negocia melhor, com mais dados e menos ruído.
Negociar por meio da tecnologia da informação exige mais do que domínio de ferramentas; exige clareza de objetivos, leitura de contexto e capacidade de estruturar decisões em ambientes digitais. Dados, plataformas e automações ampliam possibilidades, mas não substituem o julgamento estratégico nem a qualidade da negociação.
Quando bem utilizada, a tecnologia reduz atritos, acelera acordos e aumenta previsibilidade. Para quem decide e negocia em ambientes digitais, vale desenvolver essa habilidade com método e intencionalidade.